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Offres d'emploi

Titre :

Secrétaire / réceptionniste

Catégorie :
Administration
Région :
Montréal (06)
Ville :
Verdun
Résidence :
Le Sommet de la Rive
Type :
permanent

DATES

Entrée en poste :
Publication :

2019-10-09
0000-00-00

Durée :



Description du poste

Sous l’autorité du directeur des opérations, elle reçoit et achemine les appels téléphoniques, accueille les résidents et les visiteurs, fournit des renseignements généraux, transmet les informations reçues aux services concernés et accomplit des tâches cléricales.


Tâches

Accueillir les visiteurs à la réception et les diriger aux bonnes personnes.
Gérer les rendez-vous service clientèle.
Recevoir et transmettre divers documents au siège social.
Recevoir et transmettre les chèques pour le loyer à la fin de chaque mois à la direction marketing.
Effectuer la visite des lieux avec des clients potentiels dans l’impossibilité de la direction marketing et consigne les informations.
Rédiger certains documents requis par les directions.
Recevoir les demandes des résidents et les transmettre aux bonnes personnes.
Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Rediriger les appels au bon département
Recevoir et distribuer le courrier et les mémos.
Gérer la réception des télécopies.
Recevoir, rediriger et classer tous documents reçus.
Appariement des documents des comptes fournisseurs.
Numériser et classer les documents aux dossiers appropriés.
Remplir et consigner les appels de services. .
Effectuer la collecte des paiements des services et des activités.
Tenir l’inventaire et commander les fournitures de bureau.
Effectuer la mise à jour des documents à l’accueil et toutes les listes de renseignements des clients; vérifier les documents concernés.
Gestion des feuilles de temps des employés; imprimer feuille vierge, transmission feuilles de temps complétées pour production de la paie.
Ouverture de dossier pour l’embauche de nouveaux employés.


Compétences recherchées

Diplôme :AEC ou DEP en secrétariat
Années d’expériences : Minimum 2 ans
Bilingue à l’oral et à l’écrit
Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher)
Avoir de l’empathie, être dynamique, souriant, courtois et aimer les gens du bel âge.


Conditions de travail

Travail régulier le jour, 30 à 35 heures semaine. Peut être appelé à travailler les fins de semaine.



Instructions spécifiques

Aucune





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