Responsable au soutien administratif

Sous la supervision de la directrice des partenariats et du directeur des opérations et de la comptabilité, le (la) responsable du soutien administratif contribue à la coordination des activités administratives et offre un soutien aux différentes fonctions opérationnelles de l’organisation.

Le (la) candidat(e) fera partie intégrante de l’équipe et contribuera à la réalisation de divers projets. Il (elle) apportera un soutien aux directeurs responsables des partenariats ainsi que des opérations et de la comptabilité. Au besoin, il (elle) collaborera étroitement à la mise en œuvre de certaines actions liées aux différentes activités et aux événements du regroupement. Il (elle) possède de fortes compétences en service à la clientèle.

Profil

Le (la) titulaire du poste fait preuve d’initiative ainsi que d’un bon sens de la planification et de l’organisation. Il (elle) est capable de discerner et de gérer l’information devant être traitée de façon confidentielle. Il (elle) gère efficacement les priorités et travaille de façon autonome et responsable. Il (elle) est une personne dynamique et polyvalente, qui possède une capacité à développer des relations interpersonnelles de qualité. Il (elle) détient également de bonnes aptitudes à travailler en équipe et à évoluer dans un milieu associatif.

Principales tâches :

• Assurer un soutien administratif général aux directeurs responsables des partenariats ainsi que des opérations et de la comptabilité

• Effectuer la rédaction, la mise en forme, la révision et le classement de documents administratifs (lettres, rapports, comptes rendus, etc.)

• Assurer la gestion et le suivi des courriels, des appels téléphoniques et des correspondances administratives

• Participer à la coordination de certains projets et assurer le suivi des tâches administratives qui y sont liées

• Contribuer à l’organisation logistique des activités, rencontres et événements du regroupement

• Effectuer la saisie et la mise à jour de données dans différents outils ou systèmes administratifs

• Apporter un soutien dans la préparation de documents comptables ou administratifs, au besoin

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers physiques et électroniques

• Collaborer avec les membres de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des activités et des projets

• Effectuer toute autre tâche connexe pouvant soutenir les opérations de l’organisation

• Assister l’équipe des partenariats dans la préparation de communications, de documents et de certains suivis

• Assurer la prise en charge et la réalisation de divers mandats ou dossiers en soutien à l’équipe des partenariats

• Assurer l’organisation et le suivi des rencontres et des comités auxquels participe la directrice des partenariats

• Prendre des rendez-vous et aider au processus de sélection de fournisseurs et de partenaires potentiels du regroupement d’achats

• Gérer les appels téléphoniques

• Maintenir l’intégrité de la base de données des fournisseurs

• Répondre à certaines questions des fournisseurs (par téléphone ou par courriel) afin d’améliorer la relation avec ceux-ci

• Partager les informations appropriées avec les fournisseurs, au besoin

• Travailler de concert avec l’équipe des communications afin de soutenir les envois par courriel

• Rédiger, saisir et mettre en page divers types de documents

• Accueillir les visiteurs

• Colliger certaines données et informations nécessaires

• Réaliser toute autre tâche relative à l’administration

Exigences et conditions d’emploi :   

• DEP ou DEC en techniques de bureautique

• AEC en administration

• DEP 5212 Secrétariat

• Diplôme universitaire en gestion ou en administration

Expérience reliée à l’emploi :

• Minimum de 4 ans d’expérience en soutien administratif, particulièrement dans un rôle de service à la clientèle

• L’expérience en gestion de l’information dans une base de données ainsi que la saisie de données concernant les comptes payables et recevables dans un logiciel comptable constitue un atout
  
  

Conditions supplémentaires :

• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit

• Connaissance de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (un atout)

• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)

• Connaissance de certains CRM

Statut d’emploi : 

• Horaire de travail de 35 heures par semaine
• Échelle salariale : 45 000 $ à 52 000 $
• 8 jours payés en cas d’absence pour maladie ou responsabilités familiales
• Assurances collectives après 3 mois
• Banque de vacances concurrentielle

Lieu de travail :